Документальная составляющая системы менеджмента качества.

Приведем несколько фрагментов стандартов: ИСО9000:2000 Основные положения и словарь (2.7.1.-2.7.2.); ИСО9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования (5.5.6.-5.5.7.): 

Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

а) достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;

б) обеспечению соответствующей подготовки кадров;

в) повторяемости и прослеживаемости;

г) обеспечению объективных свидетельств;

д) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

В системах менеджмента качества применяются следующие виды документов:

а) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;

б) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся планы качества;

в) документы, устанавливающие требования; к таким документам относятся спецификации;

г) документы, содержащие рекомендации или предложения; к таким документам относятся методики;

д) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;

е) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как: вид и размер организации; сложность и взаимодействие процессов; сложность продукции; требования потребителей; соответствующие обязательные требования; продемонстрированные способности персонала; а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.

5.5.6.1. Проверка пригодности документов до их выпуска

5.5.6.2. Анализ, при необходимости обновление и переутверждение документов

5.5.6.3. Отметка текущего статуса при пересмотре документов

5.5.6.4. Обеспечение доступности действующих версий соответствующих документов во всех пунктах их применения

5.5.6.5. Обеспечение разборчивости, легкости опознавания и нахождения документов

5.5.6.6. Обеспечение идентифицированности и управления распространением чтобы документы внешнего происхождения были идентифицированы и их распространение управляется

5.5.6.7. Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и идентификация любых устаревших документов, оставляемых для каких-либо целей

5.5.7.1. Идентификация, хранение, получение, защита, определение времени сохранения и размещение записей по качеству

Приведенных фрагментов достаточно для того, чтобы убедиться в том, что требование документированности относятся не только ко всем компонентам СМК, но ко всей деятельности предприятия.

Поэтому каждому выделенному бизнес-процессу или процессу управления необходимо сопоставить определенные типы документов или электронных средств накопления и хранения информации, которые:

• Регламентируют его выполнение: - методики, документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи

• Содержат требования к преобразуемым ресурсам: - спецификации

• Фиксируют данные для идентификации, последующего анализа и контроля: - записи*

Собственно требования самой системы качества относящиеся к деятельности всего предприятия и его бизнес-процессам приводятся в Руководстве по качеству, а для отельных проектов составляются планы качества

Особое значение имеет накопление фактической информации о качестве, что поддерживает реализацию принципа: «Подход к принятию решений на основе фактов. Эффективные решения основываются на логическом и интуитивном анализе данных и информации»

Записи о несоответствиях инициируют корректирующие (событие наступило) и предупреждающие действия (выявлен риск несоответствия)!

Все поддерживаемые в компании документы и электронные средства хранения и обработки информации с должны быть отражены в модели, а для сравнения текущего и требуемого состояния в части документируемости деятельности предприятия формируется специальный служебный классификатор «Типы документов СМК».