По шагам: от автоматизации к реструктуризации и обратно

• Автоматизация управления – с чего начать?

• "Реструктуризация управления" – простые рецепты

• Еще три шага – еще три модели!

• Как сшить "лоскутное одеяло" или "пошаговая интегрированная автоматизация"

Автоматизация управления – с чего начать?

Большинство руководителей думают сегодня о внедрении на своем предприятии корпоративной информационной системы. С ней связывают надежды на радикальное улучшение управления. "Бумажный" способ управления или традиционные АРМы, решающие частные задачи, не дают полной и оперативной картины происходящего, а тем более не позволяют планировать будущее ни в отдаленной, ни в ближней перспективе. Некоторые российские предприятия, имеющие соответсвующие средства, хотели быстро решить эту проблему и внедрить лучшие западные системы, успешно работающие во всем мире. Но большинство из них потерпело неудачу. Как сообщает журнал "Эксперт", недавно по приглашению крупнейшей аудиторской фирмы "Прайс Уотерхауз Куперс " Россию посетил консультант мирового класса по одной из ведущих западных корпоративных систем. Он пытался разобраться, почему, несмотря на активные продажи этого продукта на российском рынке, реальных внедрений почти не наблюдается.

Но для тех российских специалистов, которых эта проблема волнует давно, диагноз не является новостью – причина в значительном отставании менеджмента российских компаний от западных. Именно поэтому, 50% попыток внедрения западных корпоративных систем не доходит до конца, а в остальных 50% случаев хорошим результатом является внедрение хотя бы нескольких модулей. Причина в том, что под видом внедрения западной компьютерной системы, фактически, проводится полная реструктуризация управления предприятием. Делается это, как бы, бессознательно: персонал учится программе, а на самом деле ему задаются совершенно другие форматы поведения и управленческой отчетности. Поскольку же происходящее не осознается правильно, то усилия не направлены должным образом. А такое распределение усилий необходимо, и именно потому, что процесс реструктуризации управления предприятием на порядок сложнее, чем перевод менеджмента на компьютерные технологии.

Другая беда, но со сходными причинами, случается при внедрении корпоративных систем российского производства или, как их называют авторы, "комплексных систем автоматизации управления". Все они выросли из бухгалтерских учетных систем, любимого объекта деятельности для большинства отечественных разработчиков экономических программ. Поэтому модули таких систем связанные именно с управлением являются, чем то вроде необязательных надстроек, которые слабо интегрируются в единый контур.

Существующие же на рынке отдельные программные продукты для финансово -экономического анализа и планирования при попытке их внедрения на предприятиях, как бы, повисают в воздухе. С одной стороны для них практически не собрать необходимой исходной информации, с другой, на предприятии не существует регламентов использования полученных результатов при принятии управленческих решений.

В то же время западные системы, вопреки предубеждению, что "при капитализме не планируют", изначально создавались прежде всего как системы планирования. (Буква "Р" в конце всех западных стандартах систем управления предприятием – MRP, ERP, CSRP – обозначает "planning" – "планирование"). Входящие в их состав учетные модули, на основании данных которых осуществляется контроль и корректировки планов, замыкают нормальный управленческий цикл.

«Ноу–хау" в создании компьютерных систем менеджмента, по мнению авторов, состоит в разделении процессов постановки и компьютеризации управления компанией. Опыт внедрения бухгалтерских систем здесь неприменим - там методику задавало и контролировало государство, регламенты были отработаны на "домашинном" уровне и предприятие могло выступать достаточно грамотным заказчиком, который знает, что ему нужно "автоматизировать". Но по образному выражению одного из консультантов – “если бы завтра закрылись налоговые инспекции, то на 90 % предприятий закрылись бы бухгалтерии”, так как данные российского бухучета в контуре финансово-экономического управления использовать практически не возможно.

Таким образом, для достижения ощутимых результатов компьютеризация предприятия должна сопровождаться радикальным пересмотром существующей схемы управления.

"Реструктуризация управления" – простые рецепты

Первым шагом на этом пути это может стать максимально возможная стандартизация бизнеса с применением технологий регулярного менеджмента. Это предполагает, во-первых, наличие точного описания объекта управления с фиксацией всех существующих в ней бизнес–правил и процедур в виде документированных и обязательных к исполнеию внутрифирменных регламентов. А от стандартизации до автоматизации уже недалеко.

Но как дойти до такой регуляризированной жизни, как оперативно разрешить противоречия и проблемы, существующие внутри предприятия и делающие процесс управления современным российским предприятием столь непрозрачным и запутанным? Как отделить относительно полезные процедуры и документы от "наследства" нерыночных способов управления, создающих лишь видимость управленческой деятельности?

В течении двух последних лет группой БИГ была разработана специальная технология регуляризации бизнеса компании. Для закрепления этой технологии первоначально были разработаны наборы специальных «бумажных», а затем компьютерных инструментов (orgware), поддерживающих последовательности действий по постановке менеджмента по всем основным его компонентам. Таким образом, в регулярном менеджменте техника его постановки стала опираться на подробно точно описанную систему понятных и конкретных шагов. Применяя стандартные процедуры и средства не только как основу менеджмента, но как средство его постановки, российские консультанты и системные интеграторы получают шанс сразу освоить последнее достижение в области западных технологий управления – бизнес-моделирование.

Программы класса orgware (см. READ MY №2 с.г.) позволяют сделать первый, но, пожалуй, наиболее важный шаг - построить организационную модель предприятия: подробное структурное описание компании, выстроенное по иерархии управления и исполняемым функциям, направленным на достижение определенных целей. Такого рода модели легли, например, в основу системы международных стандартов ISO 9000, где они позволяют документально прослеживать наличие и закрепление функций, гарантирующих производство продукции требуемого качества.

Ясно, что такая организационная модель может быть построена по крайней мере для трех уровней положений : для компании в целом, подразделений и сотрудников (Положение о должностных обязанностях). Различия только в степени детализации функций и исполнителей. Ценность такой модели еще и в том, что она одновременно содержит все отношения "функция – исполнитель", позволяя настраивать "степень разрешения" взгляда на компанию применительно к конкретной управленческой задаче, то есть осуществлять постоянный управленческий учет функций и исполнительных звеньев.

Еще три шага – еще три модели!

Следующий этап в бизнес-моделировании основан на функционально-технологическом подходе (управленческом конвейере, workflow), который группирует функции по процессам - последовательностям функций объединенных в технологические цепочки или по этапам принятия управленческих решений (см. READ MY № 4 с.г.).

Очень важным моментом является то, что оба указанных подхода могут быть реализованы в одной программе. Так как, детализированные функции или операции из которых складываются бизнес – процессы за кем то закреплены, то одновременно с описанием процессов делается еще один важный шаг - структурная модель компании трансформируется в так называемую процессно – ролевую модель! Как раз на этом этапе возникает возможность автоматизации, так как традиционные компьютерные программы поддерживают реализацию не функций, а бизнес – процессов.

Бизнес-процессы (см. окна программы на Рис. 2) имеют иерархическую структуру – процессы верхнего уровня являются последовательностью более «мелких» процессов, вплоть до «элементарных». «Элементарный» бизнес-процесс или «операция» - это функция самого нижнего уровня классификатора «Основных функций» (или «Функций менеджмента» для процессов управления), закрепленная за конкретным исполнителем. Благодаря такому подходу к описанию процессов сохраняются связи функций с их исполнителями, что позволяет в дальнейшем получать отчеты с указанием «механизмов» выполнения процессов, например, в стандарте IDEF0.

Объектами преобразования для бизнес – процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия: материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые, информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описывается некоторый материальный (или финансовый) поток и связанный с ним информационный.

Среди классификаторов, используемых для описания этих потоков одним из наиболее важным является классификатор «Документы», в который заносятся все документы, используемые в основной деятельности предприятия, т.е. являющиеся входными или выходными для основных бизнес–процессов (договора, акты, счета, платежные поручения, накладные, и т.п.) имеющие твердую копию, а также документы служащие для задания внутренних регламентов действий (настройки) бизнес–процессов. Документы-отчеты являются средством структурированного вывода управленческой информации.

На следующем этапе осуществляется создание моделей данных – структур информации, сопровождающей бизнес-процессы. Для этого заполняются новые классификаторы orgware, которые описывают информационные объекты системы, фактически представляющие собой описание таблиц базы данных корпоративной информационной системы. Каждая из таблиц описывается своим набором «полей» классифицированных по «типам» а также, при необходимости, количественными характеристиками. Информационная система, импортируя эти классификаторы, будет накапливать нужную информацию, состав которой может быть достаточно просто изменен перенастройкой orgware.

Описанные выше уровни бизнес-модели компании, которые обеспечивают полное и точное описание компании, необходимое для принятия и закрепления решений по организации ее деятельности изображены на Рис.1. Однако, для более точного прогнозирования деятельности возможно дополнение полученной бизнес-модели системами количественного моделирования и анализа изображенными там же.

Как сшить "лоскутное одеяло" или "пошаговая интегрированная автоматизация"

Таким образом, правильный сценарий автоматизации начинается не с внедрения программной системы, а с постановки регулярного менеджмента. Иными словами, сначала задается будущая система управления, где отдельные компоненты собраны в единое целое, а их взаимосвязи прописаны и оптимизированы на уровне бизнес-моделей. Если первые программы позволяли автоматизировать лишь бухучет, то современные системы охватывают все функциональные компоненты менеджмента и все этапы управленческого цикла. Чтобы облегчить компаниям этот прыжок в информационные технологии следует начинать с автоматизации по частям.

То есть идти по пути создания системы управления предприятия из настраиваемых стандартных программных модулей. Стоимость такой системы, построенной на стандартных программных продуктах, на порядок дешевле, чем монстрообразных "систем комплексной автоматизации". При этом возможна временная интеграция образующих систему компонент с существующими на предприятии "локальными" решениями – либо путем программной конвертации данных, либо "ручным" переносом данных согласно разрабатываемым регламентам. Что же касается интеграции всей системы в будущем, то методически предприятие ее уже обеспечило, создав "бумажную" систему управления и прописав все регламенты действий персонала.

Такой подход, ориентированный на построение полного интегрированного решения в управлении путем разработки его в форматах orgware и workflow с последовательной интеграцией локальных программных компонент поддержки различных подсистем менеджмента получил название пошаговая интегрированная автоматизация.

Как видно на схеме 3, в составе созданной системы можно выделить, по крайней мере, три класса программных компонент условно названные "структурирующие", "исполнительные" и "аналитические". Первые задают регламенты бизнеса компании, другие реализуют эти регламенты в реальном времени и на реальных данных.

В "аналитическую" часть системы входят различные программы финансово-экономического, маркетингого и других специальных областей анализа, использующих базу данных "исполнительной" подсистемы. Например, имитационные модели для бизнес-планирования или матричные модели проведения маркетингового Portfolio – анализа и другие средства поддержки стратегического планирования.

В результате получается замкнутая интегрированная система которая реализует стандартный управленческий цикл: сбор информации, анализ, выработка решения, организация, контроль, регулирование.

По разным оценкам, после построения подобной системы автоматизации остается неиспользованным 10% - 20% скрытых возможностей повышения эффективности, которые еще можно будет задействовать в будущем переходя на западные системы автоматизации. Но теперь, накопив опыт работы с относительно простыми решениями, предприятия готовы перейти на западные компьютерные системы управления, так как достигли того уровня менеджмента, который обычно имеют западные компании при переходе на эти же системы 

Лев Григорьев

группа БИГ (Москва – Санкт-Петербург)