«Orgware» - новый класс программ для управления организацией.

(Часть 2-ая) 

Orgware БИГ-Мастер и другие программы
Место БИГ-Мастера в корпоративной информационной системе
Технологии FAST Forward - ставка на быстрое внедрение
Состав и структура программно-методического комплекса БИГ:Мастер
Конструктор бизнес-моделей - программа ОРГмастер 
БИГ- Мастер 1.3 Персонал 
БИГ-Мастер 2.5 Финансы
БИГ-Мастер 3.2 Стратегия 
БИГ Мастер 4.4 Маркетинг 
БИГ-Мастер 7.2 Бизнес-процессы 
БИГ-Мастер 10.3 Менеджмент-инжиниринг
«Организационный проект» - по шагам из прошлого в будущее.

По своей функциональности БИГ-Мастер не имеет прямых аналогов и поэтому позиционируется среди нескольких классов продуктов.

Прежде всего, это упомянутые в начале статьи средства моделирования, входящие в состав зарубежных комплексных систем управления предприятиями.. Основанные на отработанных методологиях внедрения продуктов класса ERP, они существенно облегчают формальное описание деятельности предприятия. Своей ориентацией на работу в составе корпоративной информационной системы БИГ-Мастер близок к этим системам. Однако, он не поставляется в их составе, а является самостоятельным модулем, интегрируемым тем или иным образом с другими программными средствами.

Во вторых, это специализированные CASE–средства для анализа и моделирования информационных систем (такие продукты, как BPwin фирмы Platinum Technologies или Rational Rose фирмы Rational Software). Особое место в перечне такого рода продуктов, принадлежит пакету Aris ToolSet компании IDS Prof. Scheer, занимающему сейчас видное место на мировом рынке.

Но задачи БИГ-Мастера не ограничиваются этапом моделирования при проектировании информационной системы, как у систем перечисленных выше которые являются, в большей мере, инструментом разработчика и «уходят» с предприятия вместе с ним. Модели БИГ-Мастера «навсегда» остаются на предприятии, предоставляя его менеджерам возможность наблюдения точной и полной картины организации бизнеса. Следствием этого различия, является отсутствие в CASE-средствах генерации документов-регламентов, ориентированных на менеджеров компании. В то время, как в БИГ-Мастере это является одной из главных задач!

Еще один класс программных продуктов, имеющих отношение к организации деятельности предприятия, относительно которых позиционируется БИГ-Мастер, это традиционные программные продукты в области управления персоналом («системы учета кадров»). Изначально и до сих пор, они автоматизируют прежде всего учет данных о персонале (ФИО, пол, возраст, должность и т.п.), а также расчет определенных показателей, характеризующих его деятельность (заработной платы, рабочего времени и т.п.). Эти системы могут использовать информацию из создаваемых БИГ-Мастером моделей в качестве первоисточника сведений о том, чем все-таки должен заниматься персонал предприятия, вместе создавая необходимую полноту информационной поддержки в этой функциональной области менеджмента.

И, наконец, наиболее естественно сближение БИГ-Мастера с активно развиваемыми сейчас системами Workflow. В большинстве имеющихся на рынке продуктов этого класса имеется встроенный графический редактор маршрутов (или карт) деловых процессов, позволяющий визуализировать происходящие на предприятии бизнес-процессы. С помощью этого редактора можно создавать и видоизменять сценарии выполнения той или иной операции.

Возможны два варианта взаимодействия БИГ-Мастера с такими системами. Первый это организация экспорта создаваемых в нем описаний бизнес–процессов в готовые системы Workflow с использованием стандартных протоколов обмена данными. Другой, это создание собственных механизмов управления бизнес-процессами, что и реализуется в новой версии продукта, ориентированного на Интранет-технологии.

В настоящее время Workflow рассматривается как ключевая технология интеграции, которая наводит мосты между бизнес-процессами и информацией, необходимой для их реализации, объединяет унаследованные приложения и программное обеспечение настольных систем в гибкую и хорошо адаптируемую распределенную инфраструктуру. Эта тенденция развития хорошо соотносится с концептуальными представлениями группы БИГ о приоритетах задач решаемых в процессе построения информационных систем предприятия.

Подробнее см. Сравнительный анализ инструментальных средств бизнес-инжиниринга>>

В существующих корпоративных компьютерных системах бизнес-модель оказывается фрагментарно рассеянной по разнородным приложениям, использующим несовместимые форматы отображения информации. В результате возможности связи и взаимодействия между отдельными компонентами, необходимые для построения общей бизнес-модели, оказываются весьма скромными, а то и вообще отсутствуют

Современным решением является интегрированная корпоративная система управления, построенная на основе полной бизнес-модели компании.

В концептуальной модели (Рис.1) интегрированной корпоративной информационной системы (КИС) можно выделить, три класса программных подсистем условно названные «организационная», «исполнительная» и «аналитическая».

Основу «организационной» подсистемы образует бизнес-модель компании, с одной стороны выступающая как структурирующая надстройка задающая менеджменту компании регламенты деятельности, с другой использующая информацию от подсистем, как основу для принятия организационных решений.

В составе бизнес-модели компании можно выделить следующие частные модели, полученные путем создания базовых классификаторов определенной предметной области и установления связей–отношений между их элементами:

• Стратегическая модель целеполагания (отвечает на вопросы зачем какова «миссия» компании, какие цели и стратегии необходимо реализовать)

• Организационно-функциональную модель, (отвечает на вопросы кто и что делает в компании и кто за что отвечает)

• Функционально - технологическая модель (отвечает на вопросы что и как реализуется в процессах компании)

• Процессно-ролевая модель, объединяющая две предыдущих (отвечает на вопросы по кто-что-как-кому )

 

Бизнес-модель компании является не только основой управления организацией деятельности. Высокая прозрачность, простота и доступность системного описания позволяет вырабатывать понятные требования к настройке подсистем управления ресурсами и взаимоотношений внешней средой, а также к содержанию формируемой управленческой отчетности, необходимой для принятия решений. Эти задачу решает:

• Модель структур данных (отвечает на вопросы в каком виде накапливается и представляется информация о самой компании и ее внешнем окружении).

 

Правильно построенная система отчетности преобразует «данные», накопленные в ходе реализации бизнес-процессов в «информацию». Модели данных задают требования к организации информации на всех уровнях таким образом, чтобы система отчетов давала четкую картину состояния основных показателей деятельности компании, благодаря чему должна появиться возможность осуществлять активное руководство ее деятельностью. Менеджеры компании при такой постановке системы управления будут получать как необходимые распорядительные документы (документированные процедуры, должностные инструкции и другие управленческие регламенты), так и необходимые оперативные и стратегические отчеты заданного формата, формирование которых дело других программных компонент.

«Исполнительная» подсистема является основным инструментом поддержания текущей деятельности, т.е. с ее помощью менеджеры компании реализуют корпоративные регламенты управления в реальном времени и на реальных данных. В составе этой подсистемы могут использоваться большинство известных на российском рынке программных продуктов для поддержи хозяйственной деятельности фирм 1С, Парус, Комтех, М2 и др., а также новейшие программы обеспечивающие взаимодействие компании с внешней средой (например, CRM-системы, системы управления цепочками поставок – SCM (Supplies Chains Management) и т.п.)

«Аналитическая» часть поддерживает стратегический уровень управления компанией – позволяют анализировать, прогнозировать и контролировать обобщенные индикаторы эффективности ее деятельности. В нее входят различные программы специальных областей анализа (ИНЭК, ПроИнвест Консалтинг и др.), использующих базы данных «исполнительной» подсистемы.

В данных подсистемах реализованы Количественные модели (которые отвечают на вопросы типа: сколько необходимо ресурсов для реализации стратегических и тактических планов компании (бюджетные модели), модели финансового анализа и прогнозирования, обобщенные маркетинговые модели (например, матрица BCG (Бостонской консалтинговой группы) и т.п.

Такой подход, ориентированный на интеграцию лучших в своем классе решений других фирм, а не попытка создать все самим, декларируется, практически всеми ведущими производителями корпоративных систем и обозначается ими как «компонентная стратегия» или «компонентная архитектура», хотя масштабы и функциональность решений, естественно, разные.

Рассмотренный выше вариант интеграции на основе корпоративной бизнес-модели проводит эту стратегию в крайнем варианте – для создания интегрированной информационной системы первоначально достаточно только orgware. Он выполняет роль интегрирующей надстройки над базами данных действующих на предприятии учетных систем, придавая содержащейся в них информации осмысленность, и приближая, насколько это возможно, управленческие решения, к технологиям и практике менеджмента принятым во всем мире. (Дополнительное использование системы Workflow в качестве «информационной магистрали» еще более усилит эффективность решения).

В результате получается замкнутая интегрированная система которая реализует наиболее актуальные для компании управленческие контура, поддерживая по ним стандартные управленческие циклы: сбор информации, анализ, выработка решения, организация, контроль, регулирование.

Рис. 1 Интегрированная корпоративная информационная система

В мире наметилась интересная тенденция, крупнейшие компании, которые предлагают интегрированные решения в бизнесе – BAAN, Platinum и т.д. – начинают терять свои конкурентные позиции, потому что, приходя на предприятие, они пытаются установить полный список вопросов и говорят, что на их внедрение необходимо 1,5-2 года. Бизнес же настолько динамичен, что предприятие не может выделить сотни тысяч долларов, чтобы ждать годы и иметь риск неудавшейся системы, а неудач внедрения западных систем, как свидетельствуют факты, на российском рынке очень много. Уровень многих «ключевых» проблем всегда очень простой. Но для того, чтобы их решать с «бухгалтерской» точностью, да еще потом поддерживать информационно, необходимо осваивать очень сложные системы, а на это всегда не хватает времени, т.к. бизнес уходит вперед. Управленческие решения имеют такое свойство – если они не приняты вовремя, их ценность после наступления критической даты становится равной «нулю» («уже поздно!»).

Поэтому в настоящее время на западном, да и на нашем рынке стали появляться программные системы и компании, реализующие принцип «экономии на времени». (Это может быть и Oracle со совей концепцией FAST Forward, но для сравнительно небольших компаний нужны еще более простые решения!)

Подобные технологии предлагают достаточно обобщенное комплексное решение, но внедряют его очень быстро и отдача заметна сразу. Это значит, что если ставится бюджетирование, то через пару месяцев у вас будет не только прописана система бюджетирования, но и будут конкретные решения по «болевым точкам» предприятия, которые связываются с системой бюджетов верхнего уровня. Т.е., если существуют, например, проблемы с управлением дебиторской задолженностью, то через 3 месяца она (задолженность) может существенно сократиться.

Да и начинать предприятию может быть надо не с внедрения системы финансового бюджетирования, а, например, с системы, предназначенной для персонала, контактирующего с клиентом или постановки управления логистикой!

Когда система управления создается с «верхнего» уровня, то не только быстро объективизируются основные проблемы (которые ранее лишь ощущались субъективно), но и появляется возможность сразу влиять на них. И иметь подобное решение лучше, чем добиваться большей точности, потому что достаточно простая система сразу дает результат. Бухгалтеру, работающему сейчас на налоговую инспекцию, нужен свой учет и своя система, ориентированная на доказательство правильности классификации всех хозяйственных операций. Менеджеру конечно нужно анализировать прошлое, но никогда не нужно на прошлое работать. Настоящая система управления строится для понимания будущего. Поэтому все выводы нацелены на будущее. .

В России на принятие управленческих решений влияют политические аспекты. Наблюдается склонность контролировать, «жандармировать» свой бизнес, а не контролировать его цели и развитие. Размышления руководителя необходимо увести от вопросов этики, воровства и т.д. и привести их к основным вопросам бизнеса. А основной вопрос для высшего уровня управления – стратегии развития, доли рынков и возврат вложенных средств, больше руководителя ничего не должно интересовать, он должен контролировать и прогнозировать только эти показатели.

Технологии «быстрого внедрения» и «быстрой отдачи», включающие постановку контуров маркетинга, стратегического планирования, логистики и бюджетирования финансов предлагает и БИГ-Мастер. Он позволяет быстро внедрить в этих областях менеджмента общепризнанные стандарты управления «верхнего» уровня, обеспечивающие прозрачность, предсказуемость и воспроизводимость бизнеса.

В состав комплекса БИГ-Мастер (Рис.2) входят «конструктор бизнес-моделей», представляющий собой его исполнительное ядро (engine) – ОРГМАСТЕР и набор функционально - ориентированных модулей.

Конструктор бизнес-моделей - программа ОРГмастер входит во все комплекты поставки БИГ-Мастера. Как универсальный конструктор, программа может существовать самостоятельно («пустая оболочка»), предоставляя ее пользователю возможность конструирования любых бизнес-моделей в соответствии со своими представлениями о способах описания бизнеса (так ее используют, например, в «Открытом Университете Великобритании»).

Исключительно средствами «Оргмастера» реализуется построение базовой организационно-функциональной модели состоящей из иерархически упорядоченных классификаторов функций-процессов, организационных звеньев, ресурсов и документов, также отношений между ними. Это позволяет провести первичный управленческий анализ организационных аспектов деятельности предприятия.

Результатом работы программы является формирование стандартного набора базовых организационных документов: Положения об организационной структуре; Положения о контурах управления и бизнес-процессах компании. Положения о подразделениях (службах, отделах); Таким образом, программа дает возможность реализации начального этапа постановки регулярного менеджмента в компании.

В составе каждого из функционально - ориентированных модулей ПМК БИГ:Мастер можно выделить несколько основных разделов:

1. более детальная (по сравнению с общей) организационно-функциональная модель соответствующей предметной области, позволяющая сформировать необходимые регламенты и структуры данных

2. специальные модели, характерные для данной области (например, финансовые модели, рыночные маркетинговые модели, стратегические модели SWOT-факторов и целеполагания и т.п.

3. референтные модели предприятий, полученные в ходе выполнения реальных проектов. Эти модели не являются эталонами, но дают представления как предприятия решают подобные задачи.

4. библиотечные классификаторы содержащие типовые наборы функций и других объектов нижнего уровня описания предметной области

5. специальные внешние приложения подключаемые из БИГ-Мастера в среде MS Office

 

Набор функционально-ориентированных модулей БИГ-Мастера соответствует функциональным компонентам менеджмента (функциональных областей) впервые предложенным в проекте «7 нот менеджмента».

БИГ- Мастер 1.3 Персонал Организационное программирование деятельности персонала (от структур деятельности компании до должностных инструкций)

Результатом работы БИГ- Мастер 1.3 является полный пакет Должностных инструкций, находящихся в четком соответствии с организационно-функциональной моделью предприятия, а также штатное расписание, которое может быть экспортировано в одну из специализированных программ «учета кадров» (например, «АиТ:Управление персоналом»)

БИГ-Мастер 2.5 Финансы Организация бюджетирования и финансовой информации (с исполнительной Excel - системой)

Результатом работы модуля БИГ-Мастер 2.5. является формирование финансовой модели компании и полного пакета регламентов для системы бюджетирования: Положения о финансовой структуре; Положения об организации управления бюджетированием; Положения о временном регламенте бюджетирования; Положения о бюджете доходов и расходов, о бюджете движения денежных средств; Положения о бюджете по балансовому листу и т.п.

Кроме того, специальный автогенератор «Мастер бюджетных форм», обеспечивает в соответствии с разработанными классификаторами модели генерацию в MS Excel таблиц бюджетных форм для основных финансовых бюджетов (БДС, БДДС и ББЛ), а также операционных бюджетов и графиков платежей. Таким образом быстро создается простая исполнительная система бюджетирования. Структуры финансовой информации могут также быть экспортированы в более сложные программы (Например, «Инталев:Управление финансами», а также сопряжены с учетной системой компании).

БИГ-Мастер 3.2 Стратегия Организация стратегического управления (от SWOT-анализа к формированию стратегий и перспективной структуры компании)

Результатом работы модуля БИГ-Мастер 3.2. является формирование «стратегической» модели деятельности компании и постановка соответствующего контура управления на регулярной основе определенной Положением о стратегическом планировании и мониторинге в компании. При сопровождении модели из нее могут формироваться различные отчеты Отчет о результатах стратегического SWOT-анализа; Отчет о результатах анализа обоснованности и реализуемости принятых стратегий; Положения о стратегии и целях компании и т.п.

В модели может быть построен «План мероприятий по реструктуризации компании», который служит основой для проведения инвестиционного моделирования с помощью аналитических программ типа ИНЭК:Инвестор или Project Expert.

БИГ Мастер 4.4 Маркетинг - Организация маркетинга и маркетинговой информации (с исполнительной Access - системой)

Результаты формализации задач функциональной данной функциональной области могут быть отражены в таких документах, как: «Положение о структуре описания рынков компании»; «Положения о структуре данных маркетинговой информационной системы»; «Положения об источниках и формах маркетинговой информации»; «Положения о маркетинговых отчетах» и т.п.

Другим результатом работы с БИГ-Мастер 4.4 является формирование стандартного набора базовых организационных документов, регламентирующих деятельность компании в области маркетинга: «Положения об организации маркетинга»; «Положения о службе маркетинга»; Положений об отдельных контурах системы маркетинга: «маркетинговых исследованиях», «системе продвижения и рекламы» и т.п.

Специальная настройка СУБД МS Access –«Автогенератор баз данных» обеспечивает генерацию простой БД для сбора маркетинговой информации, на основе которой (путем формирования соответствующих отчетов) можно получить структурированные и достоверные данные, подаваемые на вход программ их «аналитической» обработки (например, «БЭСТ-Маркетинг» или Marketing Expert)

Кроме того, в комплект поставки включается реализованная также в МS Access система взаимодействия с клиентами, структуры таблиц которой настраиваются из разработанной модели. Хотя возможна интеграция и с более сложными CRM-системами (например, с Sales Expert).

БИГ-Мастер 7.2 Бизнес-процессы Организация бизнес-процессов и структур данных (с построением IDEF диаграмм)

Задачей этого модуля является описание и проектирование процессов компании, связывающих бизнес-операции с материальными и информационными потоками. Состав процессов и уровень детальности такого описания может быть выбран в зависимости от его конечной цели (например, постановка системы качества или корпоративной информационной системы.

Результатом работы с БИГ-Мастер 7.2 является набор текстовых описаний и диаграмм бизнес-процессов в формате IDEF, а также описания структур информации, циркулирующей при реализации процессов. Эти документы могут быть использованы в качестве приложений к Техническому заданию на создание или настройку информационной системы, а также при совершенствовании или перепроектировании процессов с целью их улучшения. Файлы описания процессов могут быть также экспортированы во вне и использоваться для настройки систем WorkFlow.

БИГ-Мастер 10.3 Менеджмент-инжиниринг Построение полной бизнес-модели менеджмента предприятия

Задачей данной конфигурации комплекса «БИГ-Мастер» является построение полной электронной бизнес-модели компании. Она объединяет в себе все вышеописанные возможности функциональных модулей. Таким образом, программа дает возможность, не только модель построить отражающую все аспекты менеджмента компании, но стать полнофункциональным ядром корпоративной информационной системы.

Особенностью данного класса программных продуктов является необходимость специального методического сопровождения. Это связано с тем, что новым для пользователя является не только сам компьютерный инструментарий, но и поддерживаемые им технологии управления компанией.

Более эффективной, конечно, является совместная разработка моделей с привлечением консультантов – но это не всегда возможно из-за ценового фактора. (Подчеркнем, что разработка должна быть именно совместная, т.к. помимо результатов моделирования предприятию передаются опыт и технологии. Управление с применением бизнес-моделей это не одноразовый процесс, а «образ жизни» и делать это надо уметь и после ухода консультантов).

Тем не менее многие из предприятий принимают решение о самостоятельном внедрении продукта и в это в общем реально!

Однако даже к самостоятельному к внедрению нужно подходить со всей серьезностью, как специальному проекту. Далее мы будем применять термин «организационный проект» и сложность его сопоставима с техническими проектами или проектами в области информационных технологий. Особенностью организационных проектов состоит в том, что они неизбежно затрагивают все предприятие и касаются таких щепетильных вопросов как отношения между сотрудниками, где зачастую тесно переплетены не только производственные и личностные факторы.

Поэтому, помимо применения классических методов управления проектами (должен быть свой план – регламент, сформирована команда проекта, на проект выделены соответствующие ресурсы и т.п.) здесь для успеха необходим особый высокий статус проекта – он должен протекать под личным и постоянным контролем либо самого руководителя предприятия, либо одного из высших менеджеров.

Кроме того, в проект должны быть вовлечены и принимать в нем активное участие практически все менеджеры среднего и низшего звена. Для подобного вовлечения желательно чтобы всем им были понятны не только цели (это обязательно!) но и технология реализации проекта. Такое ознакомление может проводиться в форме семинаров или внутренних тренингов. По ходу проекта должны фиксироваться и анализироваться промежуточные результаты, которые сами представляют значительную ценность.

Сошлемся на один из принципов менеджмента качества, а именно «Лидерство руководителя», который гласит: «Руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации».

Фактически постановка системы менеджмента качества во многом является примером именного такого «организационного проекта», связанного с перестройкой деятельности всего предприятия. А эту перестройку не совершить тайком, силами отдела информационных технологий, департамента управления персоналом или службы качества. Внимание к такому проекту и заинтересованность в успехе должна подчеркиваться высшим руководством постоянно!