Описание процессов (логистика) в системе RS-Bank v. 5.0

Продолжая освещать одну из крупнейших и наиболее приоритетных на сегодня разработок компании “R-Style Software Lab.” — АБС RS-Bank v. 5.0, — предлагаем вниманию наших читателей материал, посвященный применению в ней OLAP-технологии для автоматизации управления банком и OLTP-систем. Эти процессы тесно связаны с логистикой. Под термином “логистика” автор понимает совокупность описаний бизнес-процессов, которая дает общую картину деятельности банка.

Описание бизнесс-процесса отвечает на вопросы: КТО, КОГДА и ЧТО должен выполнять в рамках банковской деятельности. “Кто” — это сотрудник, который занимает определенную должность в штате банка. “Когда” — условия выполнения операции (например, по завершении предыдущей операции, по наступлению конкретного момента времени и т.д.). “Что” — суть элементарной операции в рамках процесса (создание нового документа, обработка уже существующего и т.п.).

Сначала скажем о том, что мы получаем в результате описания бизнес-процессов, происходящих в банке (по крайней мере, большей их части). Здесь можно назвать:

• организационно-штатную структура банка, оптимизированную по количеству типов должностей;
• подробно описанную и оптимизированную структуру каждого бизнес-процесса (ведь нередко случается, что один и тот же бизнес-процесс в разных филиалах банка выполняется абсолютно разными способами);
• оптимизированный по количеству Альбом форм документов, используемых в работе;
• четко сформулированные типовые должностные инструкции и персональные должностные инструкции для сотрудников, совмещающих несколько должностей;
• знание того, что бизнес-процессы, выполняемые в каждом конкретном филиале, обеспечены сотрудниками, выполняющими операции;
• картину установленной персональной ответственности за выполнение отдельных операций и всего бизнес-процесса в целом;
• возможность точно разграничить права доступа сотрудников банка ко всем банковским данным и операциям, а также к данным и операциям в рамках АБС.

Описание бизнес-процессов

Описание бизнес-процесс предполагает несколько шагов, выполняемых последовательно. При этом в любой момент возможен возврат на несколько шагов назад и повторное выполнение шагов. Также следует заметить, что в банке существует далеко не один бизнес-процесс. Поэтому, выполняя первые из описанных ниже шагов, следует иметь в виду, что есть бизнес-процессы, которые еще предстоит описать (если о них мы забудем, то, в конце концов, может получиться противоречивая картина описания, и всю работу придется выполнять заново). Схема, определяющая последовательность шагов, представлена на Рис. 1.

Рис. 1. Схема действий по описанию бизнес-процессов

Шаг 1. Описание организационного построения банка
Прежде всего следует описать организационно-штатную структуру банка в целом. Сначала описывается организационное подчинение Филиалов банка, затем — устройство подразделений внутри каждого Филиала, после этого — состав должностей в каждом подразделении (сразу стоит оговориться, что здесь имеется в виду не штатная единица, которая значится в Отделе кадров предприятия, понятие “должность” мы рассматриваем с точки зрения технологии работы). После объединения всех этих описаний мы получаем полную организационно-штатную структуру всего банка. (Заметим, что при описании можно пропускать те Филиалы, подразделения и должности, которые не участвуют в описываемом бизнес-процессе, однако следует помнить, что в результате описания всех бизнес-процессов должна получиться единая непротиворечивая картина организационно-штатной структуры банка, выполняющего все множество описанных бизнес-процессов.)

За рамками организационно-штатной структуры находятся методическое управление одним подразделением со стороны другого (например, когда кредитный департамент Головной конторы банка издает методические указания, обязательные для исполнения кредитными отделами Филиалов) и кураторское управление Филиалами и подразделениями со стороны конкретных ответственных сотрудников вышестоящего в организационно-штатной структуре Филиала или подразделения.

Возможно, что существуют и иные виды организационного подчинения в конкретных банках. Поэтому, чтобы получить полную картину организационного построения банка, необходимо в дополнение к организационно-штатной структуре описать также и все существующие в банке виды организационного подчинения. Описание следует производить аналогично описанию организационно-штатной структуры.

Шаг 2. Описание операций, выполняемых банком
Термин “операция” имеет очень широкое толкование. Мы будем описывать две группы операций:

I группа — бизнес-операции (также они могут называться “бизнес-процессами” или “банковскими продуктами”), которые банк продает клиентам и которые могут быть оценены с точки зрения их прибыльности;

II группа — технологические операции (другое их название — “элементарные действия технологического процесса”), которые выполняются одним человеком на одном рабочем месте в ограниченный интервал времени. Примером здесь могут служить прием платежного документа от клиента, выдача наличных денег и т.п.

При описании конкретного бизнес-процесса к I группе операций относят сам бизнес-процесс.

Со II группой дело обстоит сложнее. Здесь необходимо проанализировать несколько бизнес-процессов и разбить каждый из них на составляющие его элементарные технологические операции — столь мелкие, что в двух бизнес-процессах не должно быть двух операций, у которых совокупность составляющих их действий пересекается. Возьмем, например, следующую ситуацию: один бизнес-процесс предполагает прием клиентского платежа и сразу же выполнение проводки, а второй — прием клиентского платежа и передачу его в некую “Картотеку”. Тогда в первом процессе можно выделить две операции: прием платежа и его проводку; во втором же выделяются две такие операции, как прием платежа и его помещение в “Картотеку”.

После того как найдены все технологические действия, составляющие бизнес-процесс, формируется общий список элементарных технологических операций, выполняемых в банке. Операции, входящие в несколько бизнес-процессов, в этом списке должны быть представлены единожды.

Шаг 3. Формирование Альбома форм документов
Известно, что в работе банка используется огромное множество документов. Основной задачей составления Альбома форм документов является выделение тех документов, которые реально используются при выполнении операций, описанных в Шаге 2. Необходимо также провести классификацию и группировку таких документов.

Для осуществления этой работы берется список операций, который был получен по исполнении предыдущего шага, и для каждой операции определяется список документов, используемых при ее выполнении. К таковым относятся: входящий документ (инициировавший выполнение операции), а также набор порожденных по завершению операции документов (некоторые из них являются входящими для других операций). Для каждого документа определяется состав его полей и “бумажная” форма представления.

После того как составлены списки документов, для всех операций формируется общий список документов, используемых при выполнении операций. Документы, необходимые при проведении нескольких операций, должны встречаться в нем лишь единожды. В списке документы можно сгруппировать по различным признакам. Например, их можно разбить на бухгалтерские, административные, технологические и т.д.

Шаг 4. Распределение технологических операций между должностями
Для распределения технологических операций между должностями из организационно-штатной структуры нужно взять Списки должностей Филиалов и Список элементарных технологических операций. Для каждой должности выбирается набор операций, выполняемых сотрудником, занимающим эту должность. Таким образом, мы фактически получаем должностные инструкции для каждой должности, входящей в организационно-штатную структуру банка.

При выполнении данного шага возможен возврат к Шагу 1 — вследствие того, что порой необходимо одну должность разбить на несколько. В результате в Филиалах, реализующих одинаковые бизнес-процессы, получится тождественный набор типов должностей. Тип должности определяется совокупностью элементарных технологических операций, выполняемых работниками банка, занимающими данную должность. К типам должности относятся, например, операционист или кассир. Вполне реально, что в организационно-штатной структуре отдельного Филиала присутствует несколько единиц операционистов, выполняющих одни и те же операции.

Шаг 5. Описание цепочек технологических операций
Это, пожалуй, самый интересный для описания шаг. При выполнении Шага 2 из бизнес-процесса были выделены составляющие его элементарные технологические операции. Теперь же производится обратное действие — из набора операций компонуется технологический процесс. При этом указываются последовательность и условия выполнения операций.

В результате мы получаем граф реализации бизнес-процесса, проанализировав который, можно оптимизировать выполнение процесса: исключить лишние (дублирующие друг друга) операции, обеспечить параллельное выполнение операций и т.д.

Здесь также возможен возврат к Шагу 2 — чтобы разбить одну операцию на несколько или, наоборот, объединить нескольких операций в одну, а также для того, чтобы исключить из общего Списка элементарных технологических операций, выполняемых в банке, “лишнюю” операцию.

Может оказаться необходимым и возврат к Шагу 4 — если обнаружится, что некоторые элементарные операции, входящие в описываемый бизнес-процесс, в конкретном филиале никто не выполняет (т.е. операция не закреплена в Филиале ни за одной из должностей).

Шаг 6. Назначение сотрудников банка на должности
Данный шаг не является строго обязательным. Он нужен, чтобы получить общую картину персональной ответственности людей за осуществление всех шагов технологического процесса.

Для выполнения этого шага берутся Списки должностей из организационно-штатной структуры и Списки сотрудников Филиалов. Каждому сотруднику определяется соответствующий набор занимаемых им должностей. В сущности, мы так получаем должностные инструкции каждого сотрудника банка.

После реализации назначения стоит проверить, все ли должности в Филиале заняты конкретными сотрудниками. Очень часто оказывается, что некоторый набор технологических операций в Филиале не выполняется именно по этой причине.

Еще одной интересной возможностью является ведение истории назначений сотрудников банка на должности. Это поможет разобраться в причинах невыполнения некоторых операций в определенные временные промежутки.

Использование средств OLAP для автоматизации описания бизнес-процессов

А теперь рассмотрим, каким образом описание бизнес-процессов автоматизируется при помощи OLAP-технологии АБС RS-Bank v.5.0.

В OLAP-части 5-й версии программного комплекса RS-Bank предусмотрена поисковая система, которая состоит из пяти осей:

• субъекты экономики;
• исполнители;
• операции;
• экономические ценности;
• типы документов.

Используя эти оси, каждая из которых представляет со6ой справочник, хранящий много интересных данных, производят выборку документов.

Позволим себе небольшое отступление для описания принципов хранения информации в справочниках. Каждый справочник состоит из набора типовых и набора ролевых частей (Рис. 2). У каждого объекта справочника одна типовая и несколько ролевых частей. В типовой части хранятся собственные характеристики объекта. В ролевых частях хранятся данные, которые характеризуют, какую роль играет тот или иной объект.

Рис. 2. Экранная форма описания структур типовых и ролевых данных

В качестве примера возьмем Справочник субъектов экономики. В нем можно выделить типы объектов, которые различаются по составу атрибутов, характеризующих объект. Перечислим эти типы:

• физические лица;
• юридические лица;
• кредитные учреждения.

Кроме того, в этом справочнике выделяют следующие роли объектов:

• клиенты банка;
• поставщики товаров и услуг;
• сотрудники банка.

Также в каждом из справочников вводится такое понятие, как отношение подчинения между объектами справочника. Иллюстрацией здесь может служить организационно-штатная структура самого банка (Рис. 3) или, скажем, холдинговой компании.

Рис. 3. Экранная форма “Отношения подчинения объектов” Справочника “Исполнители”

В системе есть возможность установить между объектами справочников связи различных типов. Именно этой особенностью поисковой системы мы и воспользуемся для описания бизнес-процессов.

Выполнение с первого по третий шагов описания бизнес-процессов заключается в заполнении одного из трех справочников: исполнителей, операций и типов документов. При выполнении шестого шага необходимо заполнить Справочник субъектов отчетности.

Для заполнения справочников при описании бизнес-процессов следует в каждом из них создать необходимые типы и роли, а также определить состав их атрибутов. Затем можно приступать к вводу данных об объектах.

При выполнении третьего, четвертого и шестого шагов устанавливаются взаимосвязи между объектами, данные о которых находятся в одном из справочников поисковой системы. В принципе, количество типов связей в системе не ограничено, но для описания бизнес-процессов используются только три типа связей:

1) между операцией и документом;

2) между должностью и операцией;

3) между субъектом экономики и исполнителем (должностью).

И, наконец, пятый шаг. Для его выполнения в системе предусмотрен специальный интерфейс, который позволяет построить операции в цепочки, составляющие бизнес-процесс. Кроме того, в этом интерфейсе производится настройка каждой элементарной технологической операции для последующей ее передачи в качестве управляющей информации в OLTP-часть системы.

После выполнения всех описанных выше настроек в системе можно будет выпустить следующий набор отчетов:

1. Отчеты, в которых показаны различные срезы, а также дана полная картина организационного построения банка. Сюда входят:

• организационно-штатная структура банка в целом;
• организационно-штатные структуры Филиалов банка (Рис. 4);

Рис. 4. Пример организационно-штатной структуры Филиала банка

• иерархия подчинения Филиалов банка (Рис. 5);

Рис. 5. Пример иерархического подчинения Филиалов банка

• методическое подчинение отделов нижестоящих Филиалов отделам вышестоящих Филиалов;
• кураторское управление подразделениями банка.

2. Отчеты, в которых дано детальное построение бизнес-процессов банка. Сюда входят:

• перечень бизнес-процессов банка;
• граф технологических операций, составляющих определенный бизнес-процесс (структура бизнес-процесса);
• тот же граф, но с приложением Списка сотрудников, ответственных за выполнение отдельных операций в конкретном филиале;
• тот же граф, но с указанием перечня документов, обрабатываемых на каждом этапе.

3. Должностные инструкции:

• для каждой должности, входящей в организационно-штатную структуру банка, с указанием конкретных выполняемых операций и обрабатываемых документов;
• для сотрудников (по существу эта инструкция представляет собой обобщенный список инструкций для должностей, занимаемых конкретным сотрудником).

Пользователи

Кто же из числа сотрудников банка, в котором эксплуатируется АБС RS-Bank v.5.0, непосредственно занимается автоматизированной логистикой? В основном, это технолог банка и администратор прав доступа.

Первый занимается описанием бизнес-процессов. Второй, используя результаты настройки, отвечает за установление прав доступа конкретным пользователям OLTP-технологии и передает произведенные настройки в соответствующие OLTP-части.

Направления развития логистики в RS-Bank v.5.0

В первую очередь в OLAP-части 5-й версии АБС RS-Bank будут реализованы следующие функции поддержки логистики:

• ведение Справочников поисковой системы;
• настройка поисковой системы;
• импорт данных из OLTP-приложений.

Эти возможности позволят конечным пользователям системы:

1) построить “правильную” организационную структуру банка;
2) определиться с формами документов, используемыми в работе;
3) подготовить перечень бизнес-процессов банка и разделить их на составляющие элементарные технологические операции;
4) проанализировать введенную информацию на основе выпуска различных аналитических отчетов;
5) иметь оперативную информацию о состоянии дел в Филиалах (в части, касающейся организации работы).

В дальнейшем будет добавлено еще несколько новых функций поддержки логистики. Перечислим их в порядке предполагаемой реализации:

• установление связей между объектами поисковой системы;
• описание бизнес-процессов;
• управление OLTP в части экспорта настроек (здесь имеются в виду оргштатная структура, технологические операции, бизнес-процессы, права доступа сотрудников).

Таким образом, пользователь получит мощный инструмент, автоматизирующий описание и оптиматизацию банковских бизнес-процессов. Возможности его отнюдь не исчерпываются теми подходами и методами, которые описаны в данной статье.