Я процессы опишу, пусть
меня научат!
Новая статья ( начало в ЭЖ. С-Пб
региональный выпуск №47 за 1996г., №1, 2, 4, 7, 11, 17, 20, 24,
35, 41, 48 за 1997г., №5, 30, 37, 48, 49 за 1998г., № . . . за 1999г.) по
проблемам управления бизнесом на современных
российских предприятиях, подготовленных
петербургской ассоциацией “Бизнес Сервис”
– региональным представительством
консалтинговой группы БИГ.
Цели описания – зачем
это надо?
Эффективность логистической системы
при заданном уровне логистических издержек
обычно характеризуется следующей группой
показателей: готовность товара к поставке,
обязательность, гибкость и качество поставок,
сокращение времени выполнения заказа,
информационная готовность. Значения этих
показателей непосредственно зависит от уровня
организации бизнес-процессов в компании. В узком
смысле этого термина, логистика – это и есть
организация процессов разного типа. Но если в
иностранных компаниях сейчас все внимание
сосредоточено на задаче их оптимизации, то
большая часть российских еще не решила
предыдущую - выстроить процессы в более или менее
приемлемую систему, для чего, прежде всего,
необходимо их формальное описание. Только решив
эту задачу и научившись получать необходимую
информацию о материальных потоках, можно начать
целенаправленное управление показателями
качества логистической системы, а также
применение известных методов управления
запасами и логистическими издержками
Приступая к построению формальных
моделей бизнес-процессов желательно представить
их роль в общем ряду бизнес-моделей компании. В
общем случае, задача структурного описания
процессов может преследовать следующие цели:
- Стратегический анализ организации
процессов компании, как следующий шаг за
построением организационно-функциональной
модели. Если последняя только определяет и
стратегически распределяет функции между
подразделениями компания, то на уровне
бизнес-процессов можно промоделировать их
взаимодействие.
- Постановка системы качества, также
связанная с достижением стратегических целей
предприятия. В последней редакции стандарта
качества ISO-9000 деятельность компании
рекомендуется описывать, как совокупность
бизнес–процессов, что позволяет достигнуть ее
лучшей прозрачности в части обеспечения
«гарантированного уровня качества разработок,
производства и поставок продукции».
- Организация и оптимизация
логистических цепочек, упомянутые в начале
статьи. Однако только немногие компании могут
позволить себе иметь полное описание своей
деятельности с необходимой для управления
степенью детализации. Поэтому, в качестве
объектов для формального описания должны быть
выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее
сильно отражающиеся на ее
конкурентоспособности. А начать упорядочение
бизнеса следует с выявления таких процессов с
помощью типовых техник логистического анализа:
метода АВС и XYZ (см. предыдущую статью).
- И, наконец, еще один случай, когда
формальное описание процесса является
необходимым - это переход к его компьютеризации.
Здесь надо еще точнее представить каждый из
процессов – ресурсы, документы, исполнителей,
действия, условия ветвления и т.п.
Техники моделирования
процессов – основания выбора
На этапе моделирования
бизнес-процессов, требуется не просто
пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а
определить взаимодействие между элементами
ранее описанной организационно-функциональной
структуры. Если вспомнить, что даже первое
упражнение на подавляющем большинстве компаний
не доведено до конца, то, что говорить о следующем
этапе, который на порядок труднее. При этом, еще
надо это сделать на языке доступном для
понимания ВСЕХ участникам взаимодействия.
Какие же варианты техник описания
предлагает нам российская и мировая практика:
- Словесное описание в произвольной
форме. Язык – это универсальная моделирующая
система и, следовательно, справится и с этой
задачей. Но, как правило, такое описание
настолько громоздко, что ошибки и неточности в
нем становятся неизбежными, а сам документ
обречен на забвение.
- Формальное описание. Это некоторое
ограничение языка, при котором вводятся
специальные внутренние формы или процесс
описывается через систему частных документов:
таблиц документооборота, должностных инструкций
и т.п.
- Большим шагом к достижению желаемой
ясности и наглядности в описании процесса
является переход к графическому языку –
диаграммам процессов, деревьям структур данных и
т.п. (В одном из руководств по ИТ- консалтингу
приводится анализ известного рассказа Чехова
«Толстый и тонкий», в котором сын последнего,
Нафанаил, попеременно снимал то шапку, то
фуражку. Иллюстрации таких неточностей не
допускают.) Здесь уже необходим какой-то стандарт
– универсального графического языка не
существует.
- И опять возможны варианты –
собственный стандарт предприятия или переход на
международные. Что дает последнее решение?
Во-первых, понимания таких описаний становится
возможным за пределами предприятия, то есть
намечается отход от, так называемых,
«субъективных систем управления». Во–вторых, к
стандартно описанным процессам можно применить
стандартные же техники анализа и оптимизации. По
аналогии: применяя международные стандарты
финансовый отчетности, вы получаете в свое
распоряжение накопленную мировой практикой
библиотеку техник финансового анализа.
Рамки статьи не позволяют рассмотреть
несколько формальных техник структурного
анализа и проектирования процессов, поэтому
остановимся на хорошо разработанном семействе
методологий IDEF, которое в США является
государственным стандартом
IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою очередь,
обозначает программу «Интеграция компьютерных и
промышленных технологий» разработанную по
заказу ВВС США и получившую международное
признание.
После опубликования данного стандарта
он был успешно применен в самых различных
областях бизнеса, показав себя эффективным
средством анализа процессов в промышленных и
торговых системах, госструктурах и т.п. (Например,
он активно начал применяться и в отечественной
Государственной налоговой инспекции…). Более
того, именно с широким применением IDEF связано
возникновение основных идей популярного ныне BPR
(бизнес – процесс реинжиниринга)
В основе нотации и методологии IDEF0
лежит графическая визуализация бизнес -
процессов в виде блоков, с различной
функциональной ролью сторон (Рис.1).
Объектами преобразования для бизнес –
процессов могут являться различные виды
ресурсов предприятия: материальные (сырье,
материалы, продукция), финансовые,
информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения
этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как
правило, одновременно описываются материальные
(или финансовые) поток и связанные с ними
информационные.
Место соединения дуги с блоком
определяет тип интерфейса. Управляющая
информация входит в блок сверху, в то время как
информация или другой ресурс, которые
подвергаются обработке, показаны с левой стороны
блока, а результаты (выход) с правой стороны.
Механизм (подразделение, человек или
автоматизированная система), который реализует
функцию ( операцию) представлен дугой снизу
Одним из важных моментов при описании
процессов с помощью методологии IDEF0 является
точная спецификация типов связей между
функциями:
- Коммуникационная, при которой функции
используют одни и те же данные и/или производят
одни и те же выходные данные.
- Последовательная, при которой выход
одной функции служит входными данными для
другой.
- Функциональная, отражающая полную
зависимость одной функции от другой (например,
управление в ходе решения общей задачи)
Кроме правил изображения блоков и
потоков, наиболее существенными в методологии
IDEF0 являются принципы объединения блоков в
модель:
- Принцип функциональной декомпозиции
- Принцип контекстной диаграммы
- Принцип ограничения сложности
Принцип «функциональной декомпозиции»
является третьим китом методологии IDEF (наряду с
правилами описания функций-блоков и потоков). Два
других конкретизируют способ его применения.
Этот принцип представляет собой
модельную интерпретацию той практической
ситуации, что любая функция (а функция – это
свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на
более простые действия (процессы или функции
более низкого уровня, вплоть до элементарных
операций). Графически, при использовании
программных средств, принцип декомпозиции
представляет собой возможность, «провалившись»
в функциональный блок, рассмотреть его изнутри,
т.е. как бы воспользоваться увеличительным
стеклом.
Согласно второму принципу, IDEF -
моделирование начинается с контекстной
диаграммы, на которой объект представлен
одним-единственным блоком. Все потоки на данной
диаграмме подразумеваются приходящими извне
(или уходящими во вне) к объектам вне компании.
Например, при моделировании компании в целом,
таким образом можно графически изобразить ее
«миссию» – что она дает и берет из окружающего ее
мира. Но такой же взгляд допустим и при
автономном рассмотрении любого блока процесса. В
ходе моделирования, для каждого блока надо
определить, что нужно сделать для реализации
возложенной на него задачи (миссии).
Последний принцип - это ограничение
сложности. Диаграммы IDEF несут в себе очень
концентрированную информацию, в связи с чем,
необходимо применять меры по повышению их
наглядности. Основными являются два приема:
- Количество блоков на одной диаграмме
не более шести
- Количество интерфейсных дуг,
подведенных к одной стороне блока – не более
четырех
Применение методологий семейства IDEF
(особенно в сочетании с соответствующими
программными средствами) позволяет существенно
повысить эффект от взаимодействия специалистов
как внутри предприятия, так и с внешними
консультантами например, на этапе
концептуального проектирования информационной
системы. Очень важной является возможность
использования навыков моделирования при
разработке новых расширений бизнеса, как
стратегического характера, так и оперативных
(например, начало продаж по предварительным
заказам). Все это можно процедурно увязать с
существующими процессами, т.е. вписать в контекст
существующей деятельности и довести до
конкретных исполнителей.
Таким образом, лишь точно построив
процессы (и, конечно, устранив выявленные в
результате этого мероприятия «нестыковки») мы,
во многом, можем достичь одной из главных целей
логистики – создания некоего конвейера
упорядочивающего всю работу компании и добиться
существенного улучшения по важнейшим
логистическим показателям, характеризующим ее
деятельность.
Дальнейшее движение вперед связано с
реинжинирингом или перестройкой процессов с
последующей их автоматизацией, так как
реинжиниринг, по определению, имеет в виду
кардинальное улучшение всех показателей
связанных с деятельностью компании, что
становится возможным благодаря использованию
возможностей, предоставляемых компьютерными
технологиями.
Моделирование данных
Это движение, прежде всего, опирается
на умение снимать и пользоваться информацией
модели процесса, а также на выработку
количественных оценок показателей
эффективности логистики.
Все логистические контура управления
материальными потоками бизнес-процессов
предприятия образуют единую информационную
систему (ИС), в задачи которой входит
предоставление достоверных и надежных данных,
позволяющих подменять реальные физические
запасы информацией о них, а также накапливать
массивы этих данных. При этом мы получаем
возможность оценивать такие показатели как
оборачиваемость складов, долю запасов в обороте,
затраты на связанный капитал и т.п. Кроме того,
это позволит в полном объеме применять
стандартные методы логистического анализа и
иметь объективные критерии качества процессов, а
также оценивать результаты реинжиниринга и
автоматизации.
В состав обрабатываемых данных
логистические системы включают, как минимум,
следующие девять основных элементов, образующих
базу информационного контроля над структурой
хранения и перемещения товарно-материальных
ценностей (ТМЦ):
- Вид ТМЦ
- Происхождение ТМЦ
- Количественные характеристики
- Стоимостные характеристики
- Месторасположение (размещение)
- Время поступления в место размещения
- Время отправки из места размещения
- Способ транспортировки
- Время транспортировки
Кроме того, информация о ТМЦ может
содержать любые значимые элементы, отражающие
специфику конкретного производства (торговой
деятельности), а также принятую в компании
систему управленческой отчетности.
Таким образом, то все потоки все потоки
в системе должны быть выявлены и описаны
достаточно детализировано. Для решения этой
задачи разработана методология информационного
моделирования IDEF1, целью которой является
определить - «какая информация требуется для
реализации функций, описанных диаграммой IDEF0».
Эта технология моделирования, существующая в
рамках единого подхода, является двойственной к
IDEF0: первая детализирует функциональные блоки
(«функции»), вторая информационное содержание
«потоков», взаимодействующих с функциями. В
качестве изобразительных средств методология
IDEF1 использует особые ER-диаграммы (Entity-Relationship -
сущность-связь), определяющих взаимную
входимость и связи информационных объектов
(сущностей).
В этой технологии заложен ряд мер
обеспечивающих возможность непосредственного
переноса модели данных в специальные средства
проектирования программных систем. Поэтому, при
отсутствии этой необходимости, строгое
применение этой технологии является избыточным
и целесообразно воспользоваться другими
средствами детализации потоков IDEF0–диаграмм и
информационных объектов создаваемой
программной системы. Тем более, что задача такого
описания существенно упрощается в случае
ориентации на достаточно узкую предметную
область и, следовательно, конкретный класс
информационных логистических систем.
Надо иметь в виду, что описанные ранее
модели процессов гораздо ближе к
непосредственной деятельности пользователя, чем
формальные модели данных, которые ориентированы,
главным образом, на разработчика ИС. С точки
зрения пользователя, в логистической
информационной системе могут быть описаны
только три класса объектов, с которыми
происходит его общение с системой:
- «Документы», в которых должны быть
сгруппированы все документы, являющиеся
входными или выходными для основных
бизнес–процессов: договора, акты, счета,
платежные поручения, накладные, и т.п. Причем, как
имеющие твердую копию, так и электронные формы
ввода информации (в том числе сообщений).
Информационное содержание документов задается с
помощью самого нижнего уровня описания –
«полей».
- «Справочники», в которых происходит
накопление данных по наиболее существенным и
устойчивым объектам рассматриваемой предметной
области (например: товары, виды сырья и
материалов, контрагенты, склады, подразделения,
сотрудники и т.п.) В составе «Справочников» могут
быть выделены особые динамические объекты -
«регистры», являющиеся накопителями наиболее
важных данных, полученных в результате обработки
документов
- «Отчеты», порождаемые информационной
системой. Отчеты являются средством
структурированного вывода управленческой
информации и используются в качестве входов при
организации процессов управления, задачей
которых является обработка информации с целью
формирования корректирующих воздействий на
основные бизнес–процессы.
Общая схема модели данных системы
предназначенной для накопления и обработки
логистической информации приведена на
Рис.2. Эта
модель является достаточно простой и опирается
на возможности наиболее распространенных в
России инструментальных средств разработки
информационных систем в этой области (например,
«1С:Предприятие»).
В заключение о грустном…
Что же мешает российским компаниям
воспользоваться этими достижениями мировой
управленческой мысли и внедрить их в свою
повседневную деятельность?
По мнению ряда отечественных
консультантов - прежде всего, это деньги.
Стоимость средств программной поддержки и
консалтинга в ходе внедрения пока не по карману
многим российских компаниям. Хотя в последнее
время были созданы российские средства бизнес-
моделирования, существенно менее дорогие, чем
западные аналоги. На втором месте, отмечается
отсутствие должной корпоративной культуры –
привычки как руководства, так и персонала
работать в жестко заданном функциональном,
временном, информационном и прочих регламентах
(По мнению, одного из консультантов, мы
отличаемся от англичан и американцев тем, что в
каждом деле находим тот вариант, который
невозможно было запланировать!)
И, наконец, непостоянство внешней среды
– тонкие инструменты требуют стационарных
условий работы с точки зрения законодательства,
контрагентов и т.п. По крайней мере, скорость
внедрения технологии должна превышать скорость
изменений условий бизнеса.
Однако если компании удается
преодолеть все эти препоны и добиться внедрения,
то скорость реакции на изменения станет
существенно выше и это, возможно, создаст ей
решающие конкурентные преимущества!!!
|