Ближайшие семинары БИГ-СПб
Современное организационное проектирование: это надо всем компаниям - этому нигде не учат! Только на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп» (БИГ-СПб) подробнее...
Самые актуальные
темы сайта
Бюджетирование -финансовая и организационная техника
От описания отдельных процессов к управлению системой процессов компании
Требование совершенствования и документированность системы менеджмента качества
 
 
Презентация компании
Видео-презентация, в которой рассказано о разработанных компанией БИГ методах, подходах и инструментах направленных на повышение эффективности бизнеса
Новости
Теперь Вы можете самостоятельно изучать вопросы построения процессной компании
Растет число пользователей системы моделирования нового поколения ОРГ-Мастер ПРОФИ

 

Я процессы опишу, пусть меня научат!

Новая статья ( начало в ЭЖ. С-Пб региональный выпуск №47 за 1996г., №1, 2, 4, 7, 11, 17, 20, 24, 35, 41, 48 за 1997г., №5, 30, 37, 48, 49 за 1998г., № . . . за 1999г.) по проблемам управления бизнесом на современных российских предприятиях, подготовленных петербургской ассоциацией “Бизнес Сервис” – региональным представительством консалтинговой группы БИГ.


Цели описания – зачем это надо?

Эффективность логистической системы при заданном уровне логистических издержек обычно характеризуется следующей группой показателей: готовность товара к поставке, обязательность, гибкость и качество поставок, сокращение времени выполнения заказа, информационная готовность. Значения этих показателей непосредственно зависит от уровня организации бизнес-процессов в компании. В узком смысле этого термина, логистика – это и есть организация процессов разного типа. Но если в иностранных компаниях сейчас все внимание сосредоточено на задаче их оптимизации, то большая часть российских еще не решила предыдущую - выстроить процессы в более или менее приемлемую систему, для чего, прежде всего, необходимо их формальное описание. Только решив эту задачу и научившись получать необходимую информацию о материальных потоках, можно начать целенаправленное управление показателями качества логистической системы, а также применение известных методов управления запасами и логистическими издержками

Приступая к построению формальных моделей бизнес-процессов желательно представить их роль в общем ряду бизнес-моделей компании. В общем случае, задача структурного описания процессов может преследовать следующие цели:

  • Стратегический анализ организации процессов компании, как следующий шаг за построением организационно-функциональной модели. Если последняя только определяет и стратегически распределяет функции между подразделениями компания, то на уровне бизнес-процессов можно промоделировать их взаимодействие.
  • Постановка системы качества, также связанная с достижением стратегических целей предприятия. В последней редакции стандарта качества ISO-9000 деятельность компании рекомендуется описывать, как совокупность бизнес–процессов, что позволяет достигнуть ее лучшей прозрачности в части обеспечения «гарантированного уровня качества разработок, производства и поставок продукции».
  • Организация и оптимизация логистических цепочек, упомянутые в начале статьи. Однако только немногие компании могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности с необходимой для управления степенью детализации. Поэтому, в качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности. А начать упорядочение бизнеса следует с выявления таких процессов с помощью типовых техник логистического анализа: метода АВС и XYZ (см. предыдущую статью).
  • И, наконец, еще один случай, когда формальное описание процесса является необходимым - это переход к его компьютеризации. Здесь надо еще точнее представить каждый из процессов – ресурсы, документы, исполнителей, действия, условия ветвления и т.п.

Техники моделирования процессов – основания выбора

На этапе моделирования бизнес-процессов, требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а определить взаимодействие между элементами ранее описанной организационно-функциональной структуры. Если вспомнить, что даже первое упражнение на подавляющем большинстве компаний не доведено до конца, то, что говорить о следующем этапе, который на порядок труднее. При этом, еще надо это сделать на языке доступном для понимания ВСЕХ участникам взаимодействия.

Какие же варианты техник описания предлагает нам российская и мировая практика:

  • Словесное описание в произвольной форме. Язык – это универсальная моделирующая система и, следовательно, справится и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на забвение.
  • Формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при котором вводятся специальные внутренние формы или процесс описывается через систему частных документов: таблиц документооборота, должностных инструкций и т.п.
  • Большим шагом к достижению желаемой ясности и наглядности в описании процесса является переход к графическому языку – диаграммам процессов, деревьям структур данных и т.п. (В одном из руководств по ИТ- консалтингу приводится анализ известного рассказа Чехова «Толстый и тонкий», в котором сын последнего, Нафанаил, попеременно снимал то шапку, то фуражку. Иллюстрации таких неточностей не допускают.) Здесь уже необходим какой-то стандарт – универсального графического языка не существует.
  • И опять возможны варианты – собственный стандарт предприятия или переход на международные. Что дает последнее решение? Во-первых, понимания таких описаний становится возможным за пределами предприятия, то есть намечается отход от, так называемых, «субъективных систем управления». Во–вторых, к стандартно описанным процессам можно применить стандартные же техники анализа и оптимизации. По аналогии: применяя международные стандарты финансовый отчетности, вы получаете в свое распоряжение накопленную мировой практикой библиотеку техник финансового анализа.

Рамки статьи не позволяют рассмотреть несколько формальных техник структурного анализа и проектирования процессов, поэтому остановимся на хорошо разработанном семействе методологий IDEF, которое в США является государственным стандартом

IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою очередь, обозначает программу «Интеграция компьютерных и промышленных технологий» разработанную по заказу ВВС США и получившую международное признание.

После опубликования данного стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа процессов в промышленных и торговых системах, госструктурах и т.п. (Например, он активно начал применяться и в отечественной Государственной налоговой инспекции…). Более того, именно с широким применением IDEF связано возникновение основных идей популярного ныне BPR (бизнес – процесс реинжиниринга)

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая визуализация бизнес - процессов в виде блоков, с различной функциональной ролью сторон (Рис.1).

Объектами преобразования для бизнес – процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия: материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые, информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) поток и связанные с ними информационные.

Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию ( операцию) представлен дугой снизу

Одним из важных моментов при описании процессов с помощью методологии IDEF0 является точная спецификация типов связей между функциями:

  • Коммуникационная, при которой функции используют одни и те же данные и/или производят одни и те же выходные данные.
  • Последовательная, при которой выход одной функции служит входными данными для другой.
  • Функциональная, отражающая полную зависимость одной функции от другой (например, управление в ходе решения общей задачи)

Кроме правил изображения блоков и потоков, наиболее существенными в методологии IDEF0 являются принципы объединения блоков в модель:

  • Принцип функциональной декомпозиции
  • Принцип контекстной диаграммы
  • Принцип ограничения сложности

Принцип «функциональной декомпозиции» является третьим китом методологии IDEF (наряду с правилами описания функций-блоков и потоков). Два других конкретизируют способ его применения.

Этот принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любая функция (а функция – это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы или функции более низкого уровня, вплоть до элементарных операций). Графически, при использовании программных средств, принцип декомпозиции представляет собой возможность, «провалившись» в функциональный блок, рассмотреть его изнутри, т.е. как бы воспользоваться увеличительным стеклом.

Согласно второму принципу, IDEF - моделирование начинается с контекстной диаграммы, на которой объект представлен одним-единственным блоком. Все потоки на данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или уходящими во вне) к объектам вне компании. Например, при моделировании компании в целом, таким образом можно графически изобразить ее «миссию» – что она дает и берет из окружающего ее мира. Но такой же взгляд допустим и при автономном рассмотрении любого блока процесса. В ходе моделирования, для каждого блока надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на него задачи (миссии).

Последний принцип - это ограничение сложности. Диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную информацию, в связи с чем, необходимо применять меры по повышению их наглядности. Основными являются два приема:

  • Количество блоков на одной диаграмме не более шести
  • Количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне блока – не более четырех

Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от взаимодействия специалистов как внутри предприятия, так и с внешними консультантами например, на этапе концептуального проектирования информационной системы. Очень важной является возможность использования навыков моделирования при разработке новых расширений бизнеса, как стратегического характера, так и оперативных (например, начало продаж по предварительным заказам). Все это можно процедурно увязать с существующими процессами, т.е. вписать в контекст существующей деятельности и довести до конкретных исполнителей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики – создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Дальнейшее движение вперед связано с реинжинирингом или перестройкой процессов с последующей их автоматизацией, так как реинжиниринг, по определению, имеет в виду кардинальное улучшение всех показателей связанных с деятельностью компании, что становится возможным благодаря использованию возможностей, предоставляемых компьютерными технологиями.

Моделирование данных

Это движение, прежде всего, опирается на умение снимать и пользоваться информацией модели процесса, а также на выработку количественных оценок показателей эффективности логистики.

Все логистические контура управления материальными потоками бизнес-процессов предприятия образуют единую информационную систему (ИС), в задачи которой входит предоставление достоверных и надежных данных, позволяющих подменять реальные физические запасы информацией о них, а также накапливать массивы этих данных. При этом мы получаем возможность оценивать такие показатели как оборачиваемость складов, долю запасов в обороте, затраты на связанный капитал и т.п. Кроме того, это позволит в полном объеме применять стандартные методы логистического анализа и иметь объективные критерии качества процессов, а также оценивать результаты реинжиниринга и автоматизации.

В состав обрабатываемых данных логистические системы включают, как минимум, следующие девять основных элементов, образующих базу информационного контроля над структурой хранения и перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ):

  • Вид ТМЦ
  • Происхождение ТМЦ
  • Количественные характеристики
  • Стоимостные характеристики
  • Месторасположение (размещение)
  • Время поступления в место размещения
  • Время отправки из места размещения
  • Способ транспортировки
  • Время транспортировки

Кроме того, информация о ТМЦ может содержать любые значимые элементы, отражающие специфику конкретного производства (торговой деятельности), а также принятую в компании систему управленческой отчетности.

Таким образом, то все потоки все потоки в системе должны быть выявлены и описаны достаточно детализировано. Для решения этой задачи разработана методология информационного моделирования IDEF1, целью которой является определить - «какая информация требуется для реализации функций, описанных диаграммой IDEF0». Эта технология моделирования, существующая в рамках единого подхода, является двойственной к IDEF0: первая детализирует функциональные блоки («функции»), вторая информационное содержание «потоков», взаимодействующих с функциями. В качестве изобразительных средств методология IDEF1 использует особые ER-диаграммы (Entity-Relationship - сущность-связь), определяющих взаимную входимость и связи информационных объектов (сущностей).

В этой технологии заложен ряд мер обеспечивающих возможность непосредственного переноса модели данных в специальные средства проектирования программных систем. Поэтому, при отсутствии этой необходимости, строгое применение этой технологии является избыточным и целесообразно воспользоваться другими средствами детализации потоков IDEF0–диаграмм и информационных объектов создаваемой программной системы. Тем более, что задача такого описания существенно упрощается в случае ориентации на достаточно узкую предметную область и, следовательно, конкретный класс информационных логистических систем.

Надо иметь в виду, что описанные ранее модели процессов гораздо ближе к непосредственной деятельности пользователя, чем формальные модели данных, которые ориентированы, главным образом, на разработчика ИС. С точки зрения пользователя, в логистической информационной системе могут быть описаны только три класса объектов, с которыми происходит его общение с системой:

  • «Документы», в которых должны быть сгруппированы все документы, являющиеся входными или выходными для основных бизнес–процессов: договора, акты, счета, платежные поручения, накладные, и т.п. Причем, как имеющие твердую копию, так и электронные формы ввода информации (в том числе сообщений). Информационное содержание документов задается с помощью самого нижнего уровня описания – «полей».
  • «Справочники», в которых происходит накопление данных по наиболее существенным и устойчивым объектам рассматриваемой предметной области (например: товары, виды сырья и материалов, контрагенты, склады, подразделения, сотрудники и т.п.) В составе «Справочников» могут быть выделены особые динамические объекты - «регистры», являющиеся накопителями наиболее важных данных, полученных в результате обработки документов
  • «Отчеты», порождаемые информационной системой. Отчеты являются средством структурированного вывода управленческой информации и используются в качестве входов при организации процессов управления, задачей которых является обработка информации с целью формирования корректирующих воздействий на основные бизнес–процессы.

Общая схема модели данных системы предназначенной для накопления и обработки логистической информации приведена на Рис.2. Эта модель является достаточно простой и опирается на возможности наиболее распространенных в России инструментальных средств разработки информационных систем в этой области (например, «1С:Предприятие»).

В заключение о грустном…

Что же мешает российским компаниям воспользоваться этими достижениями мировой управленческой мысли и внедрить их в свою повседневную деятельность?

По мнению ряда отечественных консультантов - прежде всего, это деньги. Стоимость средств программной поддержки и консалтинга в ходе внедрения пока не по карману многим российских компаниям. Хотя в последнее время были созданы российские средства бизнес- моделирования, существенно менее дорогие, чем западные аналоги. На втором месте, отмечается отсутствие должной корпоративной культуры – привычки как руководства, так и персонала работать в жестко заданном функциональном, временном, информационном и прочих регламентах (По мнению, одного из консультантов, мы отличаемся от англичан и американцев тем, что в каждом деле находим тот вариант, который невозможно было запланировать!)

И, наконец, непостоянство внешней среды – тонкие инструменты требуют стационарных условий работы с точки зрения законодательства, контрагентов и т.п. По крайней мере, скорость внедрения технологии должна превышать скорость изменений условий бизнеса.

Однако если компании удается преодолеть все эти препоны и добиться внедрения, то скорость реакции на изменения станет существенно выше и это, возможно, создаст ей решающие конкурентные преимущества!!!

Книга «Менеджмент по нотам» под редакцией Льва Григорьева
Книга «Менеджмент по нотам» под редакцией Льва Григорьева
Каждый руководитель хочет, чтобы компания работала как единый слаженный механизм, а изменения проходили в нужном направлении, четко и без задержек. Достичь этого можно, если выстроить работу фирмы с использованием методов бизнес-инжиниринга, благодаря которым цели, процессы, оргструктура и задачи сотрудников сведены в понятную и прозрачную для всех систему и каждое организационное решение вытекает из видения целого.
подробнее
Ближайшие семинары
Практический курс по моделированию бизнес-процессов в среде ОРГ-МАСТЕР®
Семинар адресован специалистам, заинтересованным в постановке на своем предприятии регулярного менеджмента: современных средств моделирования и совершенствования бизнес-процессов, улучшения общей модели деятельности, построения компьютерной системы формирования и управления организационными регламентами.
Слушатели семинара получат полное представление о новейших технологиях бизнес-инжиниринга, опирающихся на ОРГ-МАСТЕР® - уникальный программный продукт, созданный специалистами "Бизнес Инжиниринг Групп", который успешно эксплуатируется более чем на 500 российских компаниях.
подробнее
Почему процессное управление не приживается в России. И внедрений мало, и не эффективно, и поверхностно. Как преодолеть сложившуюся ситуацию?
БИГ-СПб приглашает на новый цикл семинаров Школы Бизнес-Инжиниринга «Управление конкурентоспособностью предприятия – от процессного к архитектурному подходу»
Сроки проведения цикла семинаров — 22-26 мая 2017 г.
подробнее
SpyLOG
TopList
Бизнес Инжиниринг Групп Новости Подписка Контакт Поиск

© 2001—2016, Business Service Association.

design by Art Engineering