ОРГ-МАСТЕР®СМК. Полное описание

ОРГ-МАСТЕР®СМК — построение системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000.

Заложенная в программном продукте концепция построения СМК предусматривает следующую последовательность действий:

• Начальная формализация деятельности компании — построение исходной организационно-функциональной модели, выделение процессов.

• Формальная проверка созданной  модели на соответствие требованиям стандарта ISO9000 — выявление «дефицита» процессов и  образующих их функций.

• Моделирование деятельности компании «как надо» (для выполнения требований стандарта»):

• Выстраивание стратегического блока: Политики - Целей - Показателей процессов

• Ранжирование процессов по степени важности и требуемой глубине описания

• Описание выделенных процессов компании

• Создание организационных положений

• Описание системы документации СМК

• Повторная проверка созданной  модели на соответствие требованиям стандарта ISO9000 — формальное подтверждение соответствия, которое является основанием для сертификации СМК.

• Определение направлений развития и совершенствования деятельности компании:

• Определение достигнутого «уровня зрелости» процессов компании

• Определение желаемого «уровня зрелости» по каждому из процессов

• Создание плана совершенствования процессов и СМК в целом

Этап 1. Начальная формализация деятельности компании и выделение процессов.

1.1. Построение исходной ОФМ.

Для построения данной модели используются следующие классификаторы:

• Основные группы продуктов и услуг компании (или «Бизнесы и направления деятельности»).

• Организационные звенья компании.

• Функции, поддерживаемые  в компании.

Также используется проекция «Функции на Организационные звенья», где по строчкам таблицы указываются службы, по столбцам — функции. Формирование указанной проекции позволяет получить базовый документ СМК — матрицу ответственности (Management Responsibility). Теперь начальные варианты основных организационных регламентов предприятия (в том числе - положений об организационно-функциональной структуре, положений о подразделениях, положений о функциональных обязанностях сотрудников и т.п.) могут быть получены в виде отчетов, формируемых по результатам создания модели.

1.2. Выделение процессов, или иными словами создание классификатора-списка всех процессов компании, состав и границы которых будут определены в проекции «Процессы на Функции».

Этап 2. Формальная проверка созданной модели на соответствие требованиям стандарта ISO9000 — выявление «дефицита» процессов и поддерживаемых функций.

В классификатор «Нормативные документы (внешние)» переносится документ «ISO9001:2001 – Системы менеджмента качества. Требования».

Затем создается проекция «Функции на Нормативные документы (внешние)», где каждому ранее зафиксированному требованию ставятся в соответствие функции, поддерживаемые на предприятии. (Очевидно, что сначала не все требования будут покрыты, но при заключительной проверке в конце проекта такого быть не должно).

Отчет «Выполнение компанией требований ISO 9001:2000» позволяет увидеть несоответствие функций и процессов требованиям, предъявляемым стандартом ISO9001:2000, которое не позволяет представить СМК на сертификацию.

Этап 3.1. Выстраивание стратегического блока: Политики - Целей - Показателей процессов.

Дальнейшие работы по созданию СМК можно интерпретировать как реализацию перехода предприятия из состояния «как есть» в состояние «как надо» для устранения выявленных несоответствий.

Путь к совершенствованию системы менеджмента начинается с построения модели целеполагания. Классификаторы и проекции стратегического блока образуют следующее «семантическое поле» (Рис1)

3.1.1 Таким образом, необходимо заполнить следующие классификаторы:

• Запросы и ожидания заинтересованных сторон

• Политики качества  

• Дерево целей

Связать «Дерево целей» с «Запросами и ожиданиями заинтересованных сторон» и «Политикой качества» компании в тройной проекции:

На основании проекции «Цели на Запросы и ожидания через Политику» формируются следующие отчеты:

• «Выбор политики и целей в области качества». Цель формирования отчета: обоснование выбора политики и целей и демонстрация зависимости сформулированной политики и целей от определенных запросов и ожиданий сторон.

• «Политика в области качества». Цель формирования отчета: декларация позиции компании по отношению к заинтересованным сторонам.

• «Дерево целей компании». Цель формирования отчета: формализация целей компании.

Далее для выделенных целей (по крайней мере, целей нижних уровней) должны быть определены измеримые показатели, которые помогут оценить степень их достижения. Иногда они называются «ключевые показатели результативности» (КПР).

3.1.2 Определение соотношений «Дерева целей» с «Процессами» и «Показателями».

Проекция также является «тройной», что позволяет рассматривать ее в двух ракурсах в зависимости то того, какой вопрос задается первым:

• Какие процессы направлены на достижение данной цели (и какие показатели их характеризуют)?

• Какие показатели могут характеризовать достижение данной цели (и какие  процессы на это направлены)?

Представляется целесообразным сначала связать Цель с характеризующими ее показателями, а затем определять процессы, в результате которых эта цель достигается. По результатам этого сопоставления может быть уточнен состав выделенных процессов компании.

Отчет «Процессы, поддерживающие цели по качеству, и показатели их результативности» показывает соотнесение целей, показателей их достижения и процессов, направленных на реализацию этих целей.

3.1.3 Выбор методов определения значений показателей.

Классический список основных методов верхнего уровня классификатора приведен ниже:

• Измерительный метод

• Регистрационный метод

• Расчетный метод

• Органолептический метод

• Экспертный метод

• Социологический метод

В подуровни базовых методов измерения должны быть вписаны конкретные способы определения значений показателей, применяемые или планируемые к применению на предприятии.

3.1.4 Сопоставление «Показателей» с «Методами определения значений показателей» и «Записями – Отчетами» (раздел созданного ранее классификатора «Документы и записи»)

Последнее сопоставление завершает выстраивание стратегического блока СМК. На основании заполненных ранее классификаторов: «Дерево целей», «Запросы и ожидания заинтересованных сторон», «Показатели достижения целей», «Методы определения значений показателей», «Документы и записи», «Процессы» – строится итоговый отчет «Карта стратегий компании».

Этап 3.2. Ранжирование процессов по степени важности и глубине описания.

Можно предложить следующую градацию процессов:

Этап 3.3. Описание выделенных процессов компании

В графическом виде расширение знаний о каждой операции можно представить следующим образом:

Если переложить приведенную выше схему на язык классификаторов и проекций, то для описания процесса понадобятся классификаторы:

• Процессы

• Функции (операции процесса)

• Документы и записи (регламенты и информационные потоки по процессу): перечень требований стандарта и других внешних нормативных документов, применяемых на предприятии – например различных технических регламентов (директив, ТУ, ГОСТов, постановлений и т.д.); – перечень внутренних нормативных документов, а также перечень рабочих документов, электронных форм и электронных файлов.

• Инфраструктура и ресурсы (оборудование и материальные потоки по процессу): структура классификатора складывается из перечня зданий и сооружений; оборудования, детализированного по видам (например, производственное оборудование, испытательное, подъемное, контрольно-измерительное и т.д.);  средств разработки (программные средства, инструменты, механизмы и т.п.); средств поддержки управления (программные средства, оргтехника и т.д.); услуг сторонних организаций, которые приобретает предприятие; материалов и комплектующих изделий, детализированных по видам.

• Виды продукции и услуг (материальные потоки по процессу) – при необходимости должен быть указан состав выпускаемого изделия.

• Организационные звенья (исполнители).

Современные способы реализации процесса требуют введения еще одного классификатора:

• Информационная структура. В указанном классификаторе содержится перечень электронных хранилищ информации: базы данных (и таблицы баз данных); Интранет-портал; WEB-сайт. Для полноты картины в классификатор можно включить и традиционные («бумажные») накопители информации: дела - хранилища рабочей документации; регистрационные журналы; архивы документации и пр.

Кроме того, для описания процессов потребуются следующие направленные  проекции:

• «Процессы» на «Функции» («характеристическая проекция», выделяющая подмножество «функций», входящих в конкретный процесс).

• «Функции на Функции» через «Документы и записи» (тип связи Вход / Выход / Управление).

• «Функции на Функции» через «Инфраструктуру и Ресурсы» (тип связи Вход / Выход / Исполнитель)

• «Функции на Функции» через «Виды продукции и услуг» (тип связи Вход / Выход/ Исполнитель)

• «Функции» на «Организационные звенья» (тип связи Исполнитель)

• «Функции» на «Информационную структуру» через «Документы и записи» (тип связи Чтение / Запись)

Описание процесса позволяет получить документированные процедуры СМК.

Этап 3.4. Создание организационных положений

Строятся на основании уточненной по результатам описания процессов проекции «Функции на Организационные звенья».